AI tools rarely arrive in an engineering office by decision. They arrive one subscription at a time, usually because they save time on something tedious. That is the right moment to write a policy, before the habits set. A general business can treat AI as a productivity question. An engineering firm cannot, because an engineering firm signs and seals its work.
Why write it down
An unwritten rule is only as consistent as whoever applies it that day. The questions come up constantly: can I summarize this client email with a chatbot, draft a report section, upload a drawing, trust a number the tool calculated? Without a written answer, each one is decided at the keyboard, and the answers drift.
A written policy does three things. It gives everyone the same answer. It gives the principal something specific to check against. And it is a record that the firm considered the risks on purpose. I treat the firm's AI policy as a controlled document: versioned, reviewed on a schedule, and updated as the tools change.
The seal does not move
In Florida, the engineer who signs and seals a document takes responsibility for it (s. 471.025, F.S.; Chapter 61G15-23, F.A.C.), and the work must be done under that engineer's responsible charge (Rule 61G15-18.011, F.A.C.). No software vendor or model shares that responsibility. If a tool produced a number, a detail or a paragraph that ends up in sealed work, the licensee owns it.
The practical consequence is simple. No AI output goes into a sealed deliverable without review by someone qualified to check the engineering. That review is not proofreading. It is the same check I would apply to a subconsultant's calculation.
What goes in, and what stays out
The most important part of the policy is about inputs, not outputs. Anything typed into a third-party tool leaves your control.
Client-identifying information, such as names, addresses, project names and parcel numbers, stays out of public AI tools unless the client has agreed and the tool's terms support it.
Confidential material, such as client data, survey files, internal cost models and contract terms, stays out of any tool the firm has not approved.
Personal data is never entered into an unapproved tool.
Public or generic material, such as code text, a generic method description, or a grammar check on text with no client details, is generally fine.
The policy also says what AI may not do: make engineering decisions, approve its own work, or communicate with a client for the firm without review. AI-assisted work is marked as such in the project file, so the reviewer knows to look harder.
Review, disclosure and tool choice
AI-assisted work is a draft until a qualified person has checked it against the source data, the governing code and engineering judgment. The firm's QC checklists ask three questions of AI-assisted work: were the numbers checked independently, were citations and code editions verified, and can the reviewer stand behind the result?
On disclosure, I lean toward transparency. Not every use of a tool needs announcing, but I don't misrepresent where work came from, and I answer plainly when a client asks. Where a contract or client policy addresses AI or data handling, it governs.
Tool choice matters. Look for clear data-retention terms, an option to keep your inputs out of model training, and business plans with administrative controls. Free consumer tiers usually lack these, so the policy keeps them away from client work.
A phased start for a small firm
Write a one-page policy covering inputs, review and disclosure.
Approve one or two tools with acceptable data terms before others creep in.
Pilot on internal, low-risk work.
Move to client-facing work only after the review steps are working.
Review the policy on a fixed schedule and after any incident.
Keep the records that show the policy is real: the policy and its revision history, the approved-tool list with each tool's data terms, and a short log of AI questions or incidents and how they were resolved. Adapt any framework, this one included, to your own state, contracts and risk tolerance, and get legal advice where the obligations are unclear.
Las herramientas de IA rara vez llegan a una oficina de ingeniería por una decisión formal. Llegan una suscripción a la vez, casi siempre porque ahorran tiempo en algo tedioso. Ese es el momento de escribir una política, antes de que los hábitos se consoliden. Una empresa cualquiera puede tratar la IA como un asunto de productividad. Una firma de ingeniería no, porque firma y sella su trabajo.
Por qué ponerlo por escrito
Una regla no escrita es tan consistente como quien la aplica ese día. Las preguntas surgen todo el tiempo: ¿puedo resumir el correo de este cliente con un chatbot, redactar una sección de un informe, cargar un plano, confiar en un número que calculó la herramienta? Sin una respuesta escrita, cada caso se decide frente al teclado y las respuestas van cambiando.
Una política escrita cumple tres funciones. Da a todos la misma respuesta. Da al responsable de la firma algo concreto contra qué verificar. Y deja constancia de que la firma consideró los riesgos de forma deliberada. Trato la política de IA de la firma como un documento controlado: con versiones, revisado según un calendario y actualizado a medida que cambian las herramientas.
El sello no se transfiere
En Florida, el ingeniero que firma y sella un documento asume la responsabilidad por él (art. 471.025 de los Estatutos de Florida; capítulo 61G15-23 del Código Administrativo de Florida), y el trabajo debe realizarse bajo la dirección responsable de ese ingeniero (regla 61G15-18.011 del mismo código). Ningún proveedor de software ni ningún modelo comparte esa responsabilidad. Si una herramienta produjo un número, un detalle o un párrafo que termina en un trabajo sellado, la responsabilidad es del titular de la licencia.
La consecuencia práctica es sencilla. Ningún resultado de IA entra en un entregable sellado sin la revisión de alguien calificado para verificar la ingeniería. Esa revisión no es una corrección de estilo. Es la misma verificación que haría al cálculo de un subconsultor.
Qué se ingresa y qué no
La parte más importante de la política trata de lo que se ingresa, no de lo que sale. Todo lo que se escribe en una herramienta de terceros queda fuera de su control.
La información que identifica al cliente, como nombres, direcciones, nombres de proyectos y números de parcela, no se ingresa en herramientas públicas de IA, salvo que el cliente lo haya aceptado y los términos de la herramienta lo permitan.
El material confidencial, como datos del cliente, archivos de levantamiento, modelos internos de costos y condiciones contractuales, no se ingresa en ninguna herramienta que la firma no haya aprobado.
Los datos personales nunca se ingresan en una herramienta no aprobada.
El material público o genérico, como el texto de una norma, la descripción general de un método o la revisión gramatical de un texto sin datos del cliente, por lo general es aceptable.
La política también establece lo que la IA no puede hacer: tomar decisiones de ingeniería, aprobar su propio trabajo ni comunicarse con un cliente en nombre de la firma sin revisión. El trabajo asistido por IA se identifica como tal en el expediente del proyecto, para que quien revise sepa que debe examinarlo con más cuidado.
Revisión, divulgación y elección de herramientas
El trabajo asistido por IA es un borrador hasta que una persona calificada lo verifica frente a los datos de origen, la norma aplicable y el criterio de ingeniería. Las listas de control de calidad de la firma plantean tres preguntas sobre ese trabajo: ¿se verificaron los números de forma independiente?, ¿se comprobaron las citas y las ediciones de las normas?, ¿puede quien revisa respaldar el resultado?
En cuanto a la divulgación, me inclino por la transparencia. No es necesario anunciar cada uso de una herramienta, pero no tergiverso el origen del trabajo y respondo con claridad cuando un cliente lo pregunta. Cuando un contrato o una política del cliente se refiere a la IA o al manejo de datos, esa disposición prevalece.
La elección de herramientas importa. Conviene buscar términos claros de retención de datos, la opción de excluir sus datos del entrenamiento de modelos y planes empresariales con controles administrativos. Las versiones gratuitas para consumidores no suelen ofrecerlos, por lo que la política las excluye del trabajo con clientes.
Un inicio por etapas para una firma pequeña
Redactar una política de una página sobre lo que se ingresa, la revisión y la divulgación.
Aprobar una o dos herramientas con términos de datos aceptables antes de que se cuelen otras.
Hacer una prueba piloto con trabajo interno de bajo riesgo.
Pasar al trabajo con clientes solo cuando los pasos de revisión funcionen.
Revisar la política según un calendario fijo y después de cualquier incidente.
Conserve los registros que demuestran que la política se aplica: la política con su historial de revisiones, la lista de herramientas aprobadas con sus términos de datos y un registro breve de las consultas o incidentes relacionados con la IA y su resolución. Adapte cualquier marco, incluido este, a su propio estado, sus contratos y su tolerancia al riesgo, y busque asesoría legal cuando las obligaciones no estén claras.
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